1470 -大学档案

内容:

A. 一般的政策
B. 指定保管人
C. 大学记录和档案的类型
D. 存储文件
E. 复制至其他媒体
F. 向新媒体迁移
G. 教职员文件

A. 一般的政策. 这是大学的政策，所有记录的重要价值，了解大学的历史和亚单位的历史是永久保留, 适当的存储, 使之易于接近. 这些记录可以是纸上的，也可以是某种数字格式的. 它们包括, 但不限于:大学或单位的所有官方出版物(这些文件也受爱达荷州州存管法的约束), 记录大学或单位的人或活动的图片, 记录大学或单位人员或活动的重大变化. 这些文件提供了与行政管理有关的原始资料, 学术, 法律, 财政, 社会, 以及个人的文化互动, 部门, 和大学成立以来的项目.

B. 指定保管人. 除非发起单位有自己的档案, 学校图书馆的特殊馆藏和档案是档案资料的指定保管单位.

C. 大学记录和档案的类型. 档案:应保存在档案中的大学记录的更完整但仍不详尽的清单:

C-1. 对外行政通信，记录大学的基本运作，如计划, 政策, 决策, 或者部门间关系.

C-2. 记录与非大学机构和个人关系的校园信件.

C-3. ASUI文档, GPSA, 学生律师协会和其他学生团体、俱乐部及附属实体.

C-4. 年度报告.

C-5. 组织信息，如组织结构图和职责授权.

C-6. 部门发展文件.

C-7. 委员会记录, 分钟, 议程, 报告, 立场文件, 建议, 以及相关的通信.

C-8. 主题文件，涉及单个问题或特殊项目.

C-9. 会议文件, 约定, 研究院, 以及在大学校园内或与大学单位联合举办的研讨会.

C-10. 拨款建议及最终报告.

C-11. 对法律法规的遵守情况的记录.

C-12. 大学和院系出版物，如目录, 公告, 年鉴, 目录, 手册, 日历, 时事通讯, 和小册子(另见爱达荷州的存管法).

C-13. 大学、学院、系和其他主要单位的网页.

C-14. 记录大学活动的磁带、电影和录像带.

C-15. 人员和设施的照片.

D. 存储文件. 这些记录应妥善、安全地保存(例如.g., 锁在温控的文件柜里, 无虫区)在起源单位或, 最好是, 作为图书馆特别收藏和档案的一部分.

D-1. 如果存储在原始单元中, 该单位应征求特别收藏和档案馆工作人员关于适当储存的意见.

D-2. 如果转移到特别收藏和档案馆, 发出申请的单位应遵从纪录转递表格的指引. 表格可向特别收藏及档案馆索取(电话:885-7951).

D-3. 无论是保存在原始单位还是在特别馆藏和档案馆，都必须有规定供校园和公众查阅和控制, 除非受到州或联邦法律的特别限制.

D-4. 特殊馆藏和档案馆的资料成为特殊馆藏和档案馆的财产.

E. 复制至其他媒体. 在特别收藏和档案中, 为了增加获取的机会和保存的理由, 数字副本可以由纸质文件和纸质副本制成，也可以由数字文件制成缩微副本.

F. 向新媒体迁移. 与365滚球官网指定的档案保管机构, 为了保存和持续的可访问性，数字文档会根据需要迁移到更新的技术和媒体上.

G. 教职员文件. 当教职员工和专业人员退休时，他们会被问及是否愿意将他们的专业论文存放在图书馆的特别收藏和档案馆. 作为退休程序的一部分，图书馆的档案保管员会给每位教职员工或专业工作人员发一封信，要求提供这些材料. 没有联系到的教职员工和专业人员应联系档案管理员. 这些论文记录了大学的学术和行政生活，反映了个人的职业生涯. 这些藏品提供了对大学历史和运作的深入了解，否则仅仅依靠官方行政记录就会丢失这些信息. 鼓励退休的教职员工与档案管理员一起决定哪些专业论文要存档, 因为所有的收购都要经过档案管理员的批准和正常的收藏管理程序.

H. 在图书馆档案管理员的指导下整理所有档案资料, 在大学的任何地方, 由指定的保管机构保管.

参见APM 65.02

版本历史

2008年7月通过.